Dear Parents/Guardians:
I am writing to inform you about a new Visitor Management System being implemented at our school and across the District. Raptor Technologies has been selected to provide the District’s new web-based system. The system provides an easy to use platform. It screens out unwanted visitors from our campuses, and allows us to manage our volunteers at both a campus and District level. Parents/guardians who want to gain access to a school or District facility will be asked to present a valid driver’s license or identification card from any state. Certain documents from other countries may be scanned as well. This will only need to be done once. This takes about 15 seconds.
The goal is to improve campus safety and security. Our new system will be installed in two places:
1) a school secretarial terminal with the ID scanner for first-time entry
2) at a ‘Kiosk’, also known as the ‘Quick Check’ computer, which is on our school’s countertop facing the public, for returning visitors.
The web-based system ‘reads’ the information from the scanner, compares it to a sex offender database, and alerts campus administrators if a match is found. Assuming that no match was made, the system enables the printing of a visitor badge that includes a photo.
After the initial scan, visitors can use the Quick Check kiosk to sign in and print their badges. The names are still run through the database. The photo is already stored for printing onto the badge. And this, too, happens lightning fast.
We will continue to practice and refine our school safety and emergency procedures. It is very important that you keep the information on your child’s school emergency card up-to-date. Your child will not be released to persons other than those listed on the emergency card.
Thank you in advance for your cooperation.
Estimado padre de familia o tutor legal:
La presente es para informarle sobre un nuevo sistema de manejo de visitantes que se está implementando en nuestra escuela y en todo el Distrito. La compañía Raptor Technologies fue seleccionada para proporcionar al Distrito su nuevo sistema computarizado. El sistema ofrece una plataforma fácil de usar. Impide que entren a nuestros planteles visitantes indeseables, y nos permite recibir a nuestros voluntarios, tanto en los planteles como en las instalaciones del Distrito. Se pedirá a los padres o tutores que deseen entrar a una escuela o centro del Distrito presentar una identificación válida, ya sea una licencia de conducir o una tarjeta de identificación de cualquier estado. También podrán aceptarse ciertos documentos de otros países. Este proceso sólo necesita hacerse una vez. Toma aproximadamente 15 segundos.
La meta es mejorar la seguridad y protección del plantel. Nuestro nuevo sistema estará instalado en dos lugares:
Una terminal de la secretaria de la escuela, con escáner de identificación para el visitante que aún no está en este sistema
2) en un quiosco, también conocido como la computadora de “Quick Check” (entrada rápida), que se encuentra en el mostrador de la oficina escolar de frente al público, para visitantes que ya están en el sistema.
El sistema lee la información del escáner, la compara con una base de datos de delincuentes sexuales, y alerta a los administradores del plantel si el nombre aparece en esa base de datos. Suponiendo que el nombre no aparece en esa base de datos, el sistema permite imprimir un gafete de visitante que incluye una foto.
Después de la primera vez que se escanea la identificación, los visitantes pueden utilizar el quiosco de entrada rápida para anotar su ingreso e imprimir su gafete. Los nombres continúan revisándose por medio de la base de datos. La foto ya está guardada para imprimirse en el gafete. Esto también sucede a la velocidad de la luz.
Continuaremos practicando y perfeccionando nuestros procedimientos para la seguridad escolar y para emergencias. Es muy importante que usted mantenga al día la información de la tarjeta de emergencia en la escuela de su niño. Sólo se entregará su niño a las personas que estén anotadas en la tarjeta de la emergencia.
Le agradezco de antemano su ayuda.